Privacy statement

Om onze diensten aan leden en/of bezoekers beschikbaar te kunnen stellen, is het noodzakelijk dat de KNLTB in een aantal gevallen persoonsgegevens van jou verwerkt.

De KNLTB respecteert de privacy van zijn leden en/of bezoekers en zorgt ervoor dat er zorgvuldig met de persoonsgegevens wordt omgegaan. In dit privacy statement wordt precies uitgelegd welke gegevens worden verwerkt, wat er met deze gegevens wordt gedaan en welke rechten je hebt.

Welke gegevens worden door de KNLTB verwerkt?

Wij verwerken gegevens indien je:

Lid wordt bij een bij de KNLTB aangesloten vereniging (of speelt bij een zelfstandige aanbieder) waardoor je ook lid wordt van de KNLTB. Het gaat dan om de volgende gegevens: initialen, naam (voor- en achternaam), adres, telefoonnummer(s), e-mailadres, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, speelsterkte, pasfoto en overige gegevens die door jou worden verstrekt (met uitzondering van betaalgegevens). De KNLTB kent een bondsnummer en rating toe wanneer je lid wordt van de KNLTB;
Binnen de KNLTB als bestuurder of vrijwilliger actief bent (geweest). Het gaat dan om de volgende gegevens: functietitel en termijn/periode waarin de functie is uitgeoefend;
Op de een of andere manier onderscheiden bent door de KNLTB. Het gaat dan om de volgende gegevens: naam van de onderscheiding en datum van toekenning;
Opgenomen bent in registers van Nederlandse kampioenen, Davis Cup of Billie Jean King Cup spelers en deelname aan andere toptennis evenementen van of voor de KNLTB. Het gaat dan om de volgende gegevens: ranking en uitslagen;
Vermeld wordt in het jaarverslag van de KNLTB wegens bijzondere verdiensten voor de KNLTB. Het gaat dan om de volgende gegevens: voor- en achternaam in combinatie met de verdiensten;
Je inschrijft voor competitie(s) en/of toernooi(en). Het gaat dan om de volgende gegevens: voor- en achternaam in combinatie met verenigings-/teamnummer, bondsnummer, leeftijd, speelsterkte, ranking en uitslagen;
Je gebruik maakt van een van onze online diensten zoals Meet & Play. Het gaat dan in ieder geval om de volgende gegevens: voor- en achternaam, geslacht, in combinatie met contactgegevens;
Je gebruik maakt van één van onze apps (zoals de KNLTB Lerarenapp en KNLTB Match App). Het gaat dan in ieder geval om de volgende gegevens: voor- en achternaam en je e-mailadres. In het privacy statement van deze apps worden gebruikers verder geïnformeerd over de verwerking van persoonsgegevens;
Je inschrijft voor cursus(sen)/opleiding(en) als vrijwilliger of leraar (licentie). Welke gegevens worden verwerkt is afhankelijk van het soort cursus of opleiding en kan naast naam en e-mailadres ook adresgegevens, telefoonnummer of betaalgegevens en opleidingsachtergrond omvatten;
Je aanmeldt voor en/of KNLTB-evenementen bezoekt. Welke gegevens worden verwerkt is afhankelijk van het soort evenement en kan naast naam en e-mailadres ook adresgegevens, een telefoonnummer en/of betaalgegevens omvatten;
Je een KNLTB-ID aanmaakt. Hiermee kun je in één keer inloggen op een groot aantal systemen en platformen van de KNLTB. Het gaat in dat geval om in ieder geval de volgende gegevens: voor- en achternaam, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres;
Je aanmeldt voor nieuwsbrieven en/of prijsvragen. Het gaat dan om de gegevens die je zelf hebt doorgegeven voor het ontvangen van de nieuwsbrief/deelnemen aan een prijsvraag, waaronder in ieder geval je naam en e-mailadres;
Onze websites bezoekt. Het gaat dan enerzijds om generieke bezoekgegevens niet zijnde persoonsgegevens en anderzijds om persoonsgegevens te weten het IP-adres (zie hiervoor ook het Cookiestatement);
Contact met ons opneemt (via een contactformulier). Het gaat dan om de gegevens waarover je contact met ons opneemt en die je zelf hebt doorgegeven voor het opnemen van contact. Het kan gaan om jouw e-mailadres en/of telefoonnummer in combinatie met jouw voor- en achternaam, bondsnummer of vrijwilligersfunctie.
Je gegevens zijn ingeladen in de Lerarenapp in het kader van Tenniskids TOF. Het gaat dan om je voor- en achternaam, geboortedatum en geslacht.
Het kan gaan om: je voor- en achternaam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en persoonsgegevens die jij (als onderdeel van de melding) meedeelt in de communicatie met ons.

Welke rechtsgronden?

Volgens de wet mag de KNLTB alleen persoonsgegevens verwerken als daarvoor één van de wettelijke grondslagen uit artikel 6 van de AVG geldt. De KNLTB hanteert de volgende rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens:

In het kader van de totstandkoming en/of uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst;
Om de wet na te leven (waaronder boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving);
Het gerechtvaardigd belang, waarbij de KNLTB er op let dat de impact op jouw privacy zo beperkt mogelijk is;
Door verleende toestemming voor de verwerking van je persoonsgegevens.

Doel van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, namelijk voor:

Het optimaal kunnen bedienen van de tennis- en padelverenigingen, zelfstandige aanbieders en individuele leden van de KNLTB en het verbeteren van de dienstverlening;
Het organiseren van wedstrijden via bv. (flexibele) competities en toernooien;
Het faciliteren van online platforms zoals Meet & Play, zodat een speler een baan op een KNLTB vereniging kan bezoeken of activiteit kan boeken/bijwonen;
Het aangaan en onderhouden van een relatie met alle leden van de KNLTB en met personen die een product/dienst afnemen van de KNLTB;
Voor de monitoring ten behoeve van de ontwikkeling van de topsporters;
Het organiseren van cursus(sen)/opleiding(en);
Het publiceren van geldigheid van tennislerarenlicenties;
Het organiseren van bijeenkomsten;
Het verstrekken van gevraagde informatie;
Voor het uitvoeren van het tuchtrecht;
Het kunnen communiceren met de melder van grensoverschrijdend gedrag over zijn/haar melding en hier opvolging aan te kunnen geven; en om ervoor te zorgen dat meldingen zoveel mogelijk op dezelfde wijze worden geregistreerd en opgevolgd, en in een veilige omgeving worden verwerkt.
Het versturen van tennis- en/of padelnieuws en servicegerichte informatie om onze leden te informeren, te interesseren en te betrekken;
Het aanbieden van producten, diensten, evenementen van de KNLTB, de partners van de KNLTB of andere partijen waarmee de KNLTB samenwerkt;
Analytische en onderzoeksdoeleinden;
Archief doeleinden;
Het nakomen van wettelijke verplichtingen;
Het uitvoeren van overige voor een sportbond gebruikelijke activiteiten.
Het ondersteunen van leraren in het geven van lessen aan deelnemers aan Tenniskids, waaronder indeling in het juiste groepje en het bijhouden van de ontwikkeling in de tennis- en padelvaardigheden.

Voor zover wet- en regelgeving nadere eisen stelt aan de verwerking zoals het vooraf vragen van toestemming, het bieden van het recht van bezwaar of het achteraf kunnen afmelden zal de KNLTB die eisen uiteraard volgen.

Verstrekking aan derden

De door ons verzamelde gegevens zijn nodig om de hierboven beschreven doeleinden te kunnen bereiken. Indien verstrekking van de gegevens aan derden nodig is voor het uitvoeren van de hiervoor genoemde doeleinden, stellen wij je gegevens aan deze derden ter beschikking onder door de KNLTB opgestelde voorwaarden/waarborgen en in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Het gaat dan bijvoorbeeld om het verstrekken van gegevens aan derden die voor ons een ICT oplossing aanbieden, zoals voor onze ledenadministratie en het Afhangbord, (LISA en AllUnited), of voor de organisatie rondom competities en toernooien (Visual Reality), of derden die door de KNLTB worden ingeschakeld voor het verbeteren van de dienstverlening of de ontwikkeling van de tennissport in Nederland (bv. marktonderzoek).

Er worden persoonsgegevens die worden verwerkt voor onze apps mogelijk verstrekt aan derden, zoals ontwikkelaars van apps. In het kader van Tenniskids TOF heeft de leraar op een vereniging inzage in de gegevens van deelnemers aan Tenniskids.

Een beperkte set gegevens (postcode, geboortedatum, geslacht, sportbond/-tak en, optioneel vereniging) wordt doorgegeven aan NOC*NSF. Deze gegevens worden louter gebruikt voor statistische doeleinden. De sportbonden en NOC*NSF hebben deze statistieken nodig voor de financiering, bedrijfsvoering en beleidsvorming. De gegevens zullen nooit worden gebruikt om je specifiek te benaderen. Mocht je niettemin bezwaren tegen deze doorgifte hebben, dan kun je daartegen gemotiveerd bezwaar maken bij de vereniging, de bond en/of NOC*NSF.

Indien je bij ons een melding doet van een integriteitsschending in de sport dan verwerken wij jouw persoonsgegevens met jouw toestemming in het KNLTB ledenadministratiesysteem en mogelijk in een digitaal registratiesysteem (het Case Management Systeem Sport of “ CMSS”) wanneer het gaat om zaken omtrent seksuele intimidatie of anonieme meldingen. De KNLTB en Centrum Veilige Sport Nederland ("CVSN”) van NOC*NSF maken samen gebruik van dit registratiesysteem. Op de website van CVSN kan je meer informatie vinden over CMSS. De KNLTB en NOC*NSF beslissen samen welke persoonsgegevens worden verwerkt in CMSS, voor welk doel en op welke manier en zijn dan ook ‘gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken’ in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De KNLTB heeft met NOC*NSF afgesproken om CMSS te gebruiken voor de volgende doeleinden:

We gebruiken CMSS zodat jij je als melder kan uitspreken door het doen van een melding, om met jou te kunnen communiceren over de gemaakte melding en om opvolging te kunnen geven aan de melding;
Daarnaast gebruiken we CMSS zodat we zoveel mogelijk op dezelfde wijze in een veilige omgeving registreren. Het bevordert de kwaliteit van de administratie;
Tot slot biedt CMSS de mogelijkheid om beter samen te werken in de sport.

De persoonsgegevens in het KNLTB ledenadministratiesysteem en het CMSS zijn niet zomaar op te vragen of in te zien door anderen, daar gaan we zorgvuldig mee om. Wij hebben alle noodzakelijke organisatorische en technische maatregelen genomen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen. Medewerkers hebben alleen toegang tot het KNLTB ledenadministratiesysteem en het CMSS als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Bovendien heeft iedere medewerker met toegang een geheimhoudingsplicht. Ook werken we met ‘twostep verificatie’ en dienen onze wachtwoorden periodiek gewijzigd te worden.

Daarnaast kan de KNLTB persoonsgegevens verstrekken aan (tuchtrechtelijke) organisaties zoals de Nederlandse Dopingautoriteit, en het Instituut Sportrechtspraak.

Voor zover er geen sprake is van jouw expliciete toestemming of wettelijke verplichting, gebeurt deze uitwisseling van gegevens uitsluitend op basis van de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst tussen jou en de KNLTB of wanneer de KNLTB hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft.

Wanneer het gaat om het verstrekken van NAW-gegevens aan onze partners (het doen van een aanbieding speciaal voor onze leden), ben je uiteraard te allen tijde gerechtigd om je bezwaar kenbaar te maken via het daarvoor bestemde formulier (recht van bezwaar bij direct marketing). Jouw gegevens worden dan niet verstrekt aan onze partners, zodat zij aan jou als lid van de KNLTB geen aanbiedingen kunnen doen. Update februari 2020: De KNLTB heeft op dit moment het delen van persoonsgegevens met partners gestaakt. De wettelijke grondslag voor deze verstrekking is het gerechtvaardigd belang (en dus niet toestemming). Telefoonnummers worden alleen aan onze partners verstrekt als een lid daar vooraf expliciet toestemming voor heeft gegeven. Voor meer informatie over dit onderwerp zie ook onze FAQ.

Internationale doorgifte van gegevens

In het kader van de voornoemd beschreven doelen kan uitwisseling van je persoonsgegevens plaatsvinden met internationale organisaties waar de KNLTB mee samenwerkt, zoals de Internationale Tennis Federation (ITF) of de Women’s Tennis Association (WTA). Het gaat dan bijvoorbeeld om uitwisseling in het kader van een lerarenopleiding (PO-punten) of het opvragen van je International Player Identifcation Number (IPIN). Indien dit van toepassing is, word je hierover zoveel mogelijk geïnformeerd.

Indien noodzakelijk voor de bedrijfsvoering van de KNLTB, laat de KNLTB persoonsgegevens verwerken door partijen buiten de EU. Bijvoorbeeld indien een van onze verwerkers buiten de EU is gevestigd. Deze partijen zijn verplicht zich te houden aan strenge privacyregelgeving.

Bewaartermijn

De persoonsgegevens worden alleen voor de hierboven gestelde doelen verwerkt. De KNLTB bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwerking van de hierboven omschreven doeleinden, tenzij deze gegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke plicht.

Beveiliging

Wij gaan uiterst zorgvuldig om met de verwerking van jouw gegevens. De KNLTB treft voortdurend passende maatregelen om jouw gegevens te beveiligen tegen verlies, ongeoorloofd gebruik of de wijziging ervan. Deze maatregelen zijn in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage in jouw persoonsgegevens (artikel 15 van de AVG) en het recht om correctie of verwijdering van jouw persoonsgegevens te vragen (artikel 16 en 17 van de AVG). Daarnaast kan je bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens in het geval van direct marketing. Indien de verwerking van je gegevens berust op toestemming, dan kun je deze te allen tijde intrekken. Indien je geen prijs meer stelt op het ontvangen van informatie (niet zijnde serviceberichten) en aanbiedingen dan kan je je vanuit die betreffende uiting afmelden.

Je kan je schriftelijke verzoeken en/of vragen m.b.t. privacy gerelateerde zaken sturen aan de KNLTB,via ledenservice@knltb.nl. Je ontvangt dan zo spoedig mogelijk antwoord. Je bent tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van je gegevens bij de Autoriteit persoonsgegevens.

Informatie over het privacy beleid van de KNLTB

Voor alle andere vragen die je mocht hebben over het privacy beleid van de KNLTB, kan je contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar ledenservice@knltb.nl.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Dit privacy statement kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd bij wijzigingen in de bedrijfsvoering van de KNLTB. Het is daarom raadzaam om regelmatig dit privacy statement te raadplegen.

Augustus 2024